Hantering av forskningsdata

När du samlar in personuppgifter behöver du ha en en rättslig grund  för behandlingen av personuppgifter och ge tillräcklig, obligatorisk information till de registrerade om behandlingen av deras personuppgifter.

För studier och avhandlingar av kandidat-, magister-, EMBA-studerande används vanligtvis samtycke som den rättsliga grunden om inte studenten är medlem i ett forskningsprojekt där det finns en eller flera forskare (på doktorsnivå och däröver) (GDPR, art. 6 (1)(a)). 

Vid insamlingen av personuppgifter, vad studerande ska göra för att följa dataskyddslagar inkluderar:

• (1) Att få respondenternas samtycke som den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifterna.
  • Studenter använder Hankens mall för Samtycke till behandlingen av personuppgifter i studien (på engelska, på finska, på svenska) för att få samtycke. Välj det språk som dina respondenter vill ha.

• (2) Att fylla i och skicka in e-blanketten Studiens dataskyddsmeddelande (på engelska, på finska, på svenska) och ge all obligatorisk information i dataskyddsmeddelandet till respondenterna om behandlingen av deras personuppgifter för att fullgöra transparenskravet och skyldigheten att tillhandahålla nödvändig information enligt GDPR (art. 12-14). 
  • Efter att blanketten sänds in, klicka på "Spara den ifyllda blanketten som fil." Redigera den nedladdade RTF-filen så att den kan passa dina respondenter. 
  • Efter inlämningen fungerar e-blanketten också som Register över behandling som uppfyller ansvarighet att föra register över samlingar och hanteringar av personuppgifter (GDPR, art. 30).  

Mer detaljerad information, se proceduren 4. Att specificera den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter och ge de registrerade tillräcklig, obligatorisk information om behandlingen i Riktlinjer och procedurer för hantering av personuppgifter inom forskning och studier på Hanken.

För forskningsarbete som utförs av forskare inklusive doktorander är vanligtvis behandlingsgrunden vetenskaplig forskning som en uppgift av allmänt intresse (Finlands Dataskyddslag (1050/2018, 2 kap., 4§, (3) och GDPR (art. 6 (1)(e)). 

Vid insamlingen av personuppgifter, vad forskare ska göra för att följa god datahanteringspraxis, dataskyddslagar och forskningsintegritet inkluderar:

• (1) Att be om informerat samtycke från forskningsdeltagarna, vilket krävs av forskningsetik, t.ex. TENK:s anvisningar.
  • Forskare använder Hankens mall för informerat samtycke (på engelska, på finska, på svenska) för att be om informerat samtycke. Välj det språk som dina forskningsdeltagare vill ha.

• (2) Att fylla i och skicka in e-blanketten Forskningens dataskyddsmeddelande (på engelska, på finska, på svenska) och ge all obligatorisk information i dataskyddsmeddelandet till forskningsdeltagarna om behandlingen av deras personuppgifter för att fullgöra transparenskravet och skyldigheten att tillhandahålla nödvändig information enligt GDPR (art. 12-14). 

Mer detaljerad information, se "4. Att specificera den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter och ge de registrerade tillräcklig, obligatorisk information om behandlingen i Riktlinjer och procedurer för hantering av personuppgifter inom forskning och studier på Hanken.

Hankens video plattform Panopto kan användas för att transkribera forskningsdata, från både ljudfiler och videofiler. Transkriberingen görs av ett AI program och den är inte perfekt men kan snabba upp processen att få till en traskribering avsevärt. Hanken har ingått dataskyddsavtal med Panopto för att du skall kunna använda tjänsten i enlighet med dataskyddskrav. Observera dock att du bär ansvar över att inte dela forksningsdatat med någon annan i Panopto.

Följ instruktionerna i följande PDF-fil noga eller titta på videon "Transcribing research data with Panopto":

  •  Video: Transcribing research data with Panopto, Mikaela Krohn

Bandade intervjuer utgör i regel material med låg skyddsnivå.

Undantag utgörs av:

• Intervjuer vars innehåll berör en persons känsliga persondata, vilket medför att intervjun klassas med hög skyddsnivå. Till sådana data räknas hälsotillstånd, sexuell läggning, religiös övertygelse, facklig aktivitet och annan därmed jämförbar information.
• Intervjuer som berör affärshemligheter klassas också med skyddsnivå.
• Fall där intervjuobjektet har krävt en speciellt hög nivå av konfidentialitet.

För mera information om skyddsnivåerna, se pdf-filen Hantering av data och dokument på olika skyddsnivåer på sidan Informationshantering på Hanken.

Följande regler gäller vid bandning av intervjuer:

• Bandning med mobiltelefon
  • Bandning med mobiltelefon är tillåten förutsatt att telefonen är i personligt bruk och skyddad med PIN, lösenord eller biometrisk inloggning.
  • Filer av låg skyddsnivå överförs via Hankens OneDrive till den personliga datorn, eller till annat ändamålsenligt lagringsmedium.
  • Filer av hög skyddsnivå överförs till den egna datorn via en USB-kabel. 
     
• Bandning med diktafon
  • Diktafoner saknar i regel säkerhetsfunktioner som PIN eller lösenord. En diktafon som innehåller intervjuer måste därför hanteras med försiktighet så att den inte hamnar i fel händer. Materialet ska överföras till annat lagringsmedium, t.ex. OneDrive eller den egna datorns skiva, så fort som möjligt efter intervjun. Filerna ska därefter avlägsnas från diktafonen. 
     
• Bandning av telekonferenser
  • Intervjuer av låg skyddsnivå kan bandas via en telekonferens i Microsoft Teams. Konferensen måste ordnas via ett Hanken-konto. De bandade filerna skapas direkt i molntjänsten och kan därefter överföras till andra lämpliga lagringsmedier.

För undersökningar kan du också använda respondenter från deltagarnas pooler / paneler (t.ex. Amazon MTurk eller Prolific Academic). Även då gäller samma principer för databehandling och dataskydd som för andra svarskällor. Kom ihåg att informera respondenterna (i undersökningens följebrev eller på dess första sida) om syftet med datainsamling och databehandling, om några direkta identifierare lagras (lagras de överhuvudtaget, lagras de i en separat fil eller i samma fil som forskningsdata) och hur och när data kommer att raderas. Observera att om du använder ett undersökningsinstrument som inte är Webropol som tillhandahålls av Hanken (men t.ex. Qualtrics), ska du kontrollera med dpo@hanken.fi att det finns ett databehandlingsavtal med leverantören av undersökningsinstrumentet.

Forskningsdata finns i många olika former. Det rekommenderas att använda standard, utbytbara och icke-proprietära dataformat för att säkerställa återanvändning av data. Se File formats och Recommended formats av UK Data Service.

Datafiler bör också vara tydligt namngivna, välorganiserade och versionskontrollerade under hela forskningen:

• Skapa ett kort och meningsfullt system med filnamn i början av projektet. Använd inte samma namn två gånger för datafiler.
• Förnuftiga filnamn och välorganiserade mappstrukturer gör det lättare att hitta och hålla reda på datafiler för både andra och dig själv. 
• Håll balansen mellan grunt och djupt mapphierarki så att datafilerna är väl placerade och lätt att hitta.
• Ett tydligt mappsystem hjälper också till åtkomstkontroll om du arbetar med (känsliga) personuppgifter eller konfidentiella data.
• Versionskontroll gör det möjligt att återgå till en äldre version av en fil.
• Skriv en readme-fil för att ge information om datafilerna för att säkerställa att de kan tolkas korrekt. Se metadata och datadokumentation.

Lär dig mer om de bästa praxis för namngivning och strukturering av dina data: 

• "Chapter 2. Documentation during research project" in Making a research project understandable - Guide for data documentation, Siiri Fuchs och Mari Elisa Kuusniemi, Helsingfors universitetsbibliotek
• Files and File Formats av CSC
• Format your data av UK Data Service