Hantering av forskningsdata

När du samlar in uppgifter från dina forskningsdeltagare är det viktigt att informera dem om hur deras personuppgifter behandlas. Detta är en avgörande del av öppenhetsprincipen som fastställs i Europeiska unionens allmänna dataskyddsförordning (GDPR). Du ska informera forskningsdeltagarna om hur hur personuppgifter samlas in, används, lagras, sprids eller på annat sätt behandlas. För mera information se  Informing research participants about the processing of their personal data av Finlands samhällsvetenskapliga dataarkiv (FSD).

Om du samlar in personuppgifter ska du motivera varför du har rätt att samla in, hantera och uppbevara personuppgifter.

• Om hanteringen sker i EU (Finland) gäller GDPR och du ska informera om hanteringen av personuppgifter.
• En grundprincip för insamling och lagring av personuppgifter är att personuppgifter behövs i en studie (vetenskaplig forskning). Det betyder att samtycke inte behövs om man åberopar allmänt intresse/vetenskaplig forskning som behandlingsgrund, men man ska trots detta informera respondenterna.
• Enligt huvudprincipen i Personuppgiftslagen (523/1999) kan personuppgifter behandlas med forskningsdeltagares samtycke.
  • Forskare och doktorander kan använda Hankens Dokumentmall för meddelande om samtycke till insamling av personuppgifter och du kan redigera den så att den motsvarar ditt behov för att informera dina forskningsdeltagare när du samlar in personuppgifter. Mallen finns på engelska, svenska och finska.
    • - Hankens Dokumentmall för meddelande om samtycke till insamling av personuppgifter (.docx, på engelska, svenska, finska i samma dokument)
  • Kandidat-, magister- och eMBA-studerande kan använda anteckningarna i e-blanketten Registrering av datahantering för studerande för att informera sina forskningsdeltagare och låta dem veta att "Forskningen omfattar behandling och lagring av personuppgifter, men den genomförs enligt Hankens dataskyddspolicy."
• Du behöver inte be om samtycke av en person om du inte citerar personen direkt. Men i din avhandling / undersökning ska du ge erkänsla för både den ursprungliga källan och för sekundärkällan. Detta innebär att du i löpande text ska hänvisa till både den ursprungliga källan och till sekundärkällan. I referensförteckningen inkluderar du endast sekundärkällan.
• Om forskningsdeltagarna har frågor om hanteringen av personuppgifter så är det i första hand studeranden/forskaren (namn, e-postadress) som ska kontaktas. Vid klagomål kan forskningsdeltagarna kontakta Hankens Dataskyddsombud dpo@hanken.fi.

Gör så här när du samlar in personuppgifter:

• Om personuppgifterna samlas in från forskningsdeltagare (t.ex.genom intervjuer, via frågeformulär eller genom ljud/videoinspelningar av en föreställning eller social interaktion som utförs av deltagaren), måste du informera dina forskningsdeltagare om hur deras personuppgifter behandlas vid den tidpunkt då du samlar in/skaffar informationen. Du kan informera om detta t.ex. i början av intervjun eller frågeformuläret.

• Om personuppgifterna tas från en annan källa än forskningsdeltagaren (t.ex. från en annan dataansvarig, från offentligt tillgängliga källor eller från andra registrerade eller om du kombinerar registerdata med din forskningsdata) ska forskningsdeltagarna inom rimlig tid informeras om hur deras personuppgifter behandlas, dock senast en månad räknat från den tidpunkt då du har samlat in/skaffat personuppgifterna.

Se också följande avsnitt om Hankens säkerhetsinstruktioner för bandade intervjuer med mobiltelefoner och diktafoner och bandning av telekonferenser.

Observera att i speciella situationer t.ex. om du samlar in data från barn under 15 år eller andra populationer som tillhör utsatta grupper, eller om din datainsamling utsätter deltagarna för vissa typer av känsligheter eller risker, måste du begära en etikprövning från Hankens Forskningsetiska kommitté. Se Etikprövning. Kontakta kontakta Hankens Stödperson för forsningsetik Anu Helkkula anu.helkkula@hanken.fi för mera detaljerad rådgivning.

Hankens video plattform Panopto kan användas för att transkribera forskningsdata, från både ljudfiler och videofiler. Transkriberingen görs av ett AI program och den är inte perfekt men kan snabba upp processen att få till en traskribering avsevärt. Hanken har ingått dataskyddsavtal med Panopto för att du skall kunna använda tjänsten i enlighet med dataskyddskrav. Observera dock att du bär ansvar över att inte dela forksningsdatat med någon annan i Panopto.

Följ instruktionerna i följande PDF-fil noga eller titta på videon "Transcribing research data with Panopto":

  •  Video: Transcribing research data with Panopto, Mikaela Krohn

Bandade intervjuer utgör i regel material med låg skyddsnivå.

Undantag utgörs av:

• Intervjuer vars innehåll berör en persons känsliga persondata, vilket medför att intervjun klassas med hög skyddsnivå. Till sådana data räknas hälsotillstånd, sexuell läggning, religiös övertygelse, facklig aktivitet och annan därmed jämförbar information.
• Intervjuer som berör affärshemligheter klassas också med skyddsnivå.
• Fall där intervjuobjektet har krävt en speciellt hög nivå av konfidentialitet.

För mera information om skyddsnivåerna, se pdf-filen Hantering av data och dokument på olika skyddsnivåer på sidan Informationshantering på Hanken.

Följande regler gäller vid bandning av intervjuer:

• Bandning med mobiltelefon
  • Bandning med mobiltelefon är tillåten förutsatt att telefonen är i personligt bruk och skyddad med PIN, lösenord eller biometrisk inloggning.
  • Filer av låg skyddsnivå överförs via Hankens OneDrive till den personliga datorn, eller till annat ändamålsenligt lagringsmedium.
  • Filer av hög skyddsnivå överförs till den egna datorn via en USB-kabel. 
     
• Bandning med diktafon
  • Diktafoner saknar i regel säkerhetsfunktioner som PIN eller lösenord. En diktafon som innehåller intervjuer måste därför hanteras med försiktighet så att den inte hamnar i fel händer. Materialet ska överföras till annat lagringsmedium, t.ex. OneDrive eller den egna datorns skiva, så fort som möjligt efter intervjun. Filerna ska därefter avlägsnas från diktafonen. 
     
• Bandning av telekonferenser
  • Intervjuer av låg skyddsnivå kan bandas via en telekonferens i Microsoft Teams. Konferensen måste ordnas via ett Hanken-konto. De bandade filerna skapas direkt i molntjänsten och kan därefter överföras till andra lämpliga lagringsmedier.

För undersökningar kan du också använda respondenter från deltagarnas pooler / paneler (t.ex. Amazon MTurk eller Prolific Academic). Även då gäller samma principer för databehandling och dataskydd som för andra svarskällor. Kom ihåg att informera respondenterna (i undersökningens följebrev eller på dess första sida) om syftet med datainsamling och databehandling, om några direkta identifierare lagras (lagras de överhuvudtaget, lagras de i en separat fil eller i samma fil som forskningsdata) och hur och när data kommer att raderas. Observera att om du använder ett undersökningsinstrument som inte är Webropol som tillhandahålls av Hanken (men t.ex. Qualtrics), ska du kontrollera med dpo@hanken.fi att det finns ett databehandlingsavtal med leverantören av undersökningsinstrumentet.

Forskningsdata finns i många olika former. Det rekommenderas att använda standard, utbytbara och icke-proprietära dataformat för att säkerställa återanvändning av data. Se File formats och Recommended formats av UK Data Service.

Datafiler bör också vara tydligt namngivna, välorganiserade och versionskontrollerade under hela forskningen:

• Skapa ett kort och meningsfullt system med filnamn i början av projektet. Använd inte samma namn två gånger för datafiler.
• Förnuftiga filnamn och välorganiserade mappstrukturer gör det lättare att hitta och hålla reda på datafiler för både andra och dig själv. 
• Håll balansen mellan grunt och djupt mapphierarki så att datafilerna är väl placerade och lätt att hitta.
• Ett tydligt mappsystem hjälper också till åtkomstkontroll om du arbetar med (känsliga) personuppgifter eller konfidentiella data.
• Versionskontroll gör det möjligt att återgå till en äldre version av en fil.
• Skriv en readme-fil för att ge information om datafilerna för att säkerställa att de kan tolkas korrekt. Se metadata och datadokumentation.

Lär dig mer om de bästa praxis för namngivning och strukturering av dina data: 

• "Chapter 2. Documentation during research project" in Making a research project understandable - Guide for data documentation, Siiri Fuchs och Mari Elisa Kuusniemi, Helsingfors universitetsbibliotek
• Files and File Formats av CSC
• Organizing data av UK Data Service