Hantering av forskningsdata: Datainsamling

När du samlar in uppgifter från dina forskningsdeltagare är det viktigt att informera dem om hur deras personuppgifter behandlas. Detta är en avgörande del av öppenhetsprincipen som fastställs i Europeiska unionens allmänna dataskyddsförordning (GDPR). Du ska informera forskningsdeltagarna om hur hur personuppgifter samlas in, används, lagras, sprids eller på annat sätt behandlas.

Om du samlar in personuppgifter ska du motivera varför du har rätt att samla in, hantera och uppbevara personuppgifter.

• Om hanteringen sker i EU (Finland) gäller GDPR och du ska informera om hanteringen av personuppgifter.
• En grundprincip för insamling och lagring av personuppgifter är att personuppgifter behövs i en studie (vetenskaplig forskning). Det betyder att samtycke inte behövs om man åberopar allmänt intresse/vetenskaplig forskning som behandlingsgrund, men man ska trots detta informera respondenterna.
• Enligt huvudprincipen i Personuppgiftslagen (523/1999) kan personuppgifter behandlas med forskningsdeltagares samtycke.
  • Forskare och doktorander kan använda Hankens mall för meddelande om samtycke och du kan redigera den så att den motsvarar ditt behov för att informera dina forskningsdeltagare när du samlar in personuppgifter. Mallen finns på engelska, svenska och finska.
  • Kandidat-, magister- och eMBA-studerande kan använda anteckningarna i e-blanketten Registrering av datahantering för studerande för att informera sina forskningsdeltagare och låta dem veta att Forskningen omfattar behandling och lagring av personuppgifter, men den genomförs enligt Hankens dataskyddspolicy.
• Du behöver inte be om samtycke av en person om du inte citerar personen direkt. Men i din avhandling / undersökning ska du ge erkänsla för både den ursprungliga källan och för sekundärkällan. Detta innebär att du i löpande text ska hänvisa till både den ursprungliga källan och till sekundärkällan. I referensförteckningen inkluderar du endast sekundärkällan.
• Om forskningsdeltagarna har frågor om hanteringen av personuppgifter så är det i första hand studeranden/forskaren (namn, e-postadress) som ska kontaktas. Vid klagomål kan forskningsdeltagarna kontakta Hankens Dataskyddsombud dpo@hanken.fi.

Gör så här när du samlar in personuppgifter:

• Om personuppgifterna samlas in från forskningsdeltagare (t.ex.genom intervjuer, via frågeformulär eller genom ljud/videoinspelningar av en föreställning eller social interaktion som utförs av deltagaren), måste du informera dina forskningsdeltagare om hur deras personuppgifter behandlas vid den tidpunkt då du samlar in/skaffar informationen. Du kan informera om detta t.ex. i början av intervjun eller frågeformuläret.

• Om personuppgifterna tas från en annan källa än forskningsdeltagaren (t.ex. från en annan dataansvarig, från offentligt tillgängliga källor eller från andra registrerade eller om du kombinerar registerdata med din forskningsdata) ska forskningsdeltagarna inom rimlig tid informeras om hur deras personuppgifter behandlas, dock senast en månad räknat från den tidpunkt då du har samlat in/skaffat personuppgifterna.

Se Hankens säkerhetsinstruktioner för bandade intervjuer med mobiltelefoner och diktafoner och bandning av telekonferenser.

Kom ihåg att i mallen för meddelande om samtycke ange följande:

• hur kontaktuppgifterna erhölls
• hur insamlade data lagras och arkiveras
• skälen för att låta, eller inte låta, forskningsdeltagarna se, korrigera eller radera sina egna data.

Du kan spara forskningsdeltagarnas kontaktuppgifter (t.ex. e-postadresser), men uppgifterna ska sparas i en skild fil, separat från forskningsdatan.

För mera information om vad du ska informera forskningsdeltagarna om vid behandlingen av personuppgifter, se Content of the information (Finlands samhällsvetenskapliga dataarkiv FSD).

Observera att i speciella situationer t.ex. om du samlar in data från barn under 15 år eller andra populationer som tillhör utsatta grupper, eller om din datainsamling utsätter deltagarna för vissa typer av känsligheter eller risker, måste du begära en etikprövning från Hankens Forskningsetiska kommitté. Se Etikprövning. Kontakta Hankens Dataskyddsombud dpo@hanken.fi för mera detaljerad rådgivning.

För mera information se  Informing research participants about the processing of their personal data (Finlands samhällsvetenskapliga dataarkiv FSD).

Bandade intervjuer utgör i regel material med låg skyddsnivå.

Undantag utgörs av:

• Intervjuer vars innehåll berör en persons känsliga persondata, vilket medför att intervjun klassas med hög skyddsnivå. Till sådana data räknas hälsotillstånd, sexuell läggning, religiös övertygelse, facklig aktivitet och annan därmed jämförbar information.
• Intervjuer som berör affärshemligheter klassas också med skyddsnivå.
• Fall där intervjuobjektet har krävt en speciellt hög nivå av konfidentialitet.

För mera information om skyddsnivåerna, se pdf-filen Hantering av data och dokument på olika skyddsnivåer på sidan Informationshantering på Hanken.

Följande regler gäller vid bandning av intervjuer:

• Bandning med mobiltelefon
  • Bandning med mobiltelefon är tillåten förutsatt att telefonen är i personligt bruk och skyddad med PIN, lösenord eller biometrisk inloggning.
  • Filer av låg skyddsnivå överförs via Hankens OneDrive till den personliga datorn, eller till annat ändamålsenligt lagringsmedium.
  • Filer av hög skyddsnivå överförs till den egna datorn via en USB-kabel. 
     
• Bandning med diktafon
  • Diktafoner saknar i regel säkerhetsfunktioner som PIN eller lösenord. En diktafon som innehåller intervjuer måste därför hanteras med försiktighet så att den inte hamnar i fel händer. Materialet ska överföras till annat lagringsmedium, t.ex. OneDrive eller den egna datorns skiva, så fort som möjligt efter intervjun. Filerna ska därefter avlägsnas från diktafonen. 
     
• Bandning av telekonferenser
  • Intervjuer av låg skyddsnivå kan bandas via en telekonferens i Microsoft Teams. Konferensen måste ordnas via ett Hanken-konto. De bandade filerna skapas direkt i molntjänsten och kan därefter överföras till andra lämpliga lagringsmedier.

För undersökningar kan du också använda respondenter från deltagarnas pooler / paneler (t.ex. Amazon MTurk eller Prolific Academic). Även då gäller samma principer för databehandling och dataskydd som för andra svarskällor. Kom ihåg att informera respondenterna (i undersökningens följebrev eller på dess första sida) om syftet med datainsamling och databehandling, om några direkta identifierare lagras (lagras de överhuvudtaget, lagras de i en separat fil eller i samma fil som forskningsdata) och hur och när data kommer att raderas. Observera att om du använder ett undersökningsinstrument som inte är Webropol som tillhandahålls av Hanken (men t.ex. Qualtrics), ska du kontrollera med dpo@hanken.fi att det finns ett databehandlingsavtal med leverantören av undersökningsinstrumentet.