PDF/A är ett dokument som uppfyller standarden för arkivering av dokument. Med det försäkras att dokumentet går att läsa även i framtiden då det måste stödas av program. Med tillgänglighet i ett dokument försäkras att även personer med nedsatt syn kan ta del av informationen i dokumentet.
EUs tillgänglighetsdirektiv styr att offentliga organisationer producerar dokument och material som personer med nedsatt syn eller hörsel kan ta del av.
Spara ett tillgängligt PDF/A-dokument med Microsoft Word för Windows
1. Öppna ditt dokument i Word
2. (Word 2019 eller 365) Välj ”Review” > ”Check Accessibility” . Läs igenom förslagen och ändra enligt det. (Word 2016) Välj ”File” > ”Info” > ”Inspect Document” > ”Check Accessibility” . Läs igenom förslagen och ändra enligt det.
3. Välj Save as
4. Välj PDF i ”Save as type”, sedan Options
5. Kruxa för ”Document structure tags for accessibility” och "PDF/A compliant" eller ”ISO 19005-1 compliant (PDF/A)”. Bekräfta med OK.
6. Namnge filen, sedan klicka Save
Microsoft Word för Mac kan inte spara olika typer av PDF!
Använd Word för Mac till att skriva ditt dokument samt kolla dess tillgänglighet, men använd en Windows-dator med Word för att spara PDF/A-filen.
Så kollar du tillgängligheten av ett dokument i Word på Mac:
1. Öppna ditt dokument i Word
2. Välj ”Review” > ”Check Accessibility” . Läs igenom förslagen och ändra enligt det.
3. Spara filen och öppna den i Word på en Windows-dator för att spara som tillgänglig PDF enligt instruktionerna ovan.
Alla bilder i avhandlingar skall ha alt text som beskriver med max 1-2 rader innehållet av bilden. Så att text till tal program kan beskriva bilden.
Tabeller och figurer som har gjorts med något program (Words egna grafiska funktioner eller andra liknande program) och har text och beskrivningar behöver inte alt text. Om figurerna och/eller tabellerna är bilder (t.ex. .jpeg .png etc.) så då behöver de alt text.
För att skapa alt text för en bild så räcker det oftast med att högerklicka med musen på en bild i texten och välja ”Edit Alt Text”. Då öppnas en ruta med ett fält var man kan beskriva bildens innehåll.
Då man högerklickar en bild får man en ruta med olika funktionerna, en av dem är ”Edit Alt Text”.
Fältet var man kan skriva in text för bilden.