I Basfakta om Dynasty behandlas följande:
Dynasty är ett ärendehanteringssystem i vilket månadsanställda vid Hanken Svenska handelshögskolan kan skapa ärenden och lägga till behandlingsfaser för beredning, beslut och uppföljning. Under en behandlingsfas kan skapas eller registreras ett dokument, mötesbeslut, tjänsteinnehavarärende och avtal.
Alla processer där slutresultatet är ett dokument finns beskrivet i informationsstyrningsplanen. Dokumenten i informationsstyrningsplanen klassificeras i huvudklasser och underklasser. För varje dokument finns beskrivet bl.a. förvaringstid och offentlighetsklass. När ett nytt ärende öppnas i Dynasty väljs samtidigt en uppgiftsklassificering från informationsstyrningsplanen.
I framtiden hoppas vi kunna flytta ärendena från Dynasty automatiskt över till ett elektroniskt arkiv. För att det skall vara möjligt måste alla ärenden, händelser och bilagor/dokument markeras som klara.
Alla Hankens månadsanställda har användarrättigheter till Dynasty. Beroende på vilka arbetsuppgifter du har så får du rättigheter till t.ex att skapa ett ärende, tjänsteinnehavarbeslut eller mötessekreterarrättigheter. Din närmaste chef skall kontakta dynasty@hanken.fi och meddela vilka rättigheter som du behöver.
Inloggningsinstruktioner till Dynasty 10 hittas här https://www.hanken.fi/sv/it-tjanster/program-och-manualer/dynasty-10
Uppe i högra hörnet kan du välja vilken databas du vill jobba med. Tuotanto är den där registreringen sker. Skolningsdatabasen motsvarar tuotanto men där kan du öva på att göra något i förväg. Undvik att där sätta in riktiga dokument utan använd helst dokument med påhittat innehåll. Passiva Databasen D6 innehåller allt material som överförts från gamla Dynasty. De som har rättigheter till Passiva databasen kan söka därifrån. Behöver du material som är äldre än från 2016 så finns mycket av det i databasen Tiedonsiirto. Kontakta dynasty(at)hanken.fi så hjälper vi dig att hitta det.
Processägarna , dvs den person som är ansvarig för en uppgiftsklass eller process i informationsstyrningsplanen (se under rubriken processägare) bör definiera vilka ärenden som registreras i Dynasty. ”Ärenden” i Dynasty är snarast teman / huvudrubriker / helheter – oftast INTE ett enskilt rektorsbeslut eller mötesärende.
Exempel: under ärendet ”Antagning till kandidatutbildning 2022” placeras UR:s behandling av antagningskriterier (som mötesärende), rektors beslut om antagna studerande (som tjänsteinnehavarbeslut och eventuell behandling i AR av nytt initiativ om antagning på basis av skostorlek (mötesärende).
Detta sker antingen genom att meddela en lista på återkommande ärenden åt dynasty(at)hanken.fi eller genom att direkt gå in i Dynasty och skapa de ärenden som behövs.
Tips! Ofta kan det vara vettigt att skapa ett ärende per år, så mängden händelser inom det hålls greppbar; jmf antagning ovan.
Processägarna anger även handläggare för ärendena. Handläggarna kan skapa dokument (mötesärenden, rektorsbeslut) inom ärendet.
Exempel: Chefen för studentantagning ger planeraren för svenskspråkiga antagningarna roll som handläggare gällande kandidat- och magisterantagningsärendena, planeraren för engelskspråkig magisterantagning handläggarroll till antagning till magisterutbildning och koordinatorn för forskarutbildning handläggarroll i antagningen till forskarutbildning.
Även detta sker genom att meddela dynasty(at)hanken.fi vem som ska vara handläggare, eller genom att själv gå in i ärendet i Dynasty och lägga till en handläggare.
Obs! Alla behov av ärenden är inte kända i förväg, och ärenden kan alltid skapas vartefter behov uppstår, men för att sträva efter tydlighet och helheter som hänger ihop ska ”standardärendena” skapas i förväg och handläggarna fördelas på dem.
Processägaren kan även delegera skapandet av ärenden till andra personer inom sin enhet/team. Processägaren bör i så fall meddela åt dynasty(at)hanken.fi vilka personer som behöver få rättigheter att skapa ärenden, samt meddela sin enhet/team vem de kan kontakta för att få ett ärende skapat.
Processägarna utser också kontaktpersoner inom sina respektive enheter/team. Dessa kontaktpersoner blir inbjudna att delta i Dynasty-skolningar och tanken är att de därefter kan fungera som stöd för andra inom enheten i frågor gällande användandet av Dynasty, t.ex. gällande frågor som kräver både Dynasty-kunnande och sakkunskap inom något visst område.
Mötessekreteraren för varje beslutsfattande organ skapar organets möten i Dynasty. I samband med detta förbereder sekreteraren även mötets föredragningslista och lägger till handläggare för de mötesärenden som ska finnas med.
Mötessekreteraren ansvarar även för att kontrollera, sammanställa och distribuera föredragningslistan åt mötets deltagare, samt för att sammanställa, publicera och arkivera protokollet efter mötet.
Möten numreras från #1 uppåt, räkningen nollas vid årsskiftet varje år.
Mötesärenden bör så långt som möjligt kopplas till ett ärende. Då kan processen följas från början till slut genom att det går att hitta under ett och samma ärende beredning, beslut och uppföljning. Undantag till denna regel är t.ex informationsärenden, vilka kan kopplas enbart till mötet där de diskuteras.
Obs! Ifall ärendet du behöver inte finns, kontakta i första hand processägaren eller personen hen har utsett att skapa ärenden, och i andra hand dynasty(at)hanken.fi för att få ärendet skapat.
Obs! I ärenden där besluten är offentliga bör föredragningslistan och protokollet skrivas så att inga känsliga detaljer eller personuppgifter finns med. Istället kan känslig information läggas till i sekretessbelagda bilagor.
Processägare
Varje uppgiftsklass i informationsstyrningsplanen har en processägare. De är följande:
| Administration (00) | Planeringschef, jurist,kvalitetschef |
| Personaladministration (01) | Direktör, personalplanerare |
| Ekonomi och egendomsförvaltning (02) | Ekonomidirektör, ekonomiplanerare, jurist, direktör för universitetsservice,forskningsombud |
| Utbildning (03) | Direktör för studier och antagning, chef för studentantagningen, utbildningsplanerare, chef för utbytesprogrammet |
| Forskning (04) | Direktör, forskningsombud, chef för forskningsservice, informationsspecialist |
| Näringslivsrelationer (05) | |
| Informationshantering (06) | Bibliotekschef, informationsspecialist, registrator, it-chef, säkerhetschef |
Kontakta den person som är ansvarig för processen och be denne öppna ett ärende och lägga till dig som handläggare.
Alternativt att hen ger dig rätt att skapa ärendet.
Om du vill lära dig mer om hur du använder Dynasty, finns en manual bakom frågetecknet uppe i högra hörnet när du loggat in i Dynasty. Manualen finns också tillgänglig på IT:s websida Manual och instruktioner för inloggning
Du kan alltid kontakta oss via dynasty at hanken.fi om du har frågor om Dynasty.