Skip to main content

Hantering av forskningsdata: Datainsamling

Insamling av personuppgifter

När du samlar in uppgifter från dina forskningsdeltagare är det viktigt att informera forskningsdeltagarna om behandlingen av deras personuppgifter. Det är en avgörande del av öppenhetsprincipen som fastställs i Europeiska unionens allmän dataskyddsförordning (GDPR). Med andra ord, bör forskningsdeltagare få information från dig om hur deras personuppgifter samlas in, används, lagras, sprids eller på annat sätt behandlas.

Om du samlar in personuppgifter, motivera varför du har rätt att samla in, hantera och uppbevara personuppgifter:

  • Om hanteringen sker i EU (Finland) gäller GDPR och man bör informera om hanteringen.
  • En grundprincip för insamling och lagring av personuppgifter är behovet av personuppgifter i en studie (vetenskaplig forskning). Med andra ord, samtycke behövs inte om man åberopar allmänt intresse/vetenskaplig forskning som behandlingsgrund med man bör _informera_ respondenterna i varje fall.
  • Enligt huvudprincipen i Personal Data Act (523/1999) kan personuppgifter behandlas med forskningsdeltagares samtycke.
    • Forskare och doktorander kan använd Hankens mall för meddelande om samtycke och ändra den så att den motsvarar dina behov för att informera dina forskningsdeltagare när du samlar in personuppgifter.
    • Kandidat-, magister- och eMBA-studenter kan använda de olika anteckningarna i e-blabketten Registrering av datahantering för studerande för att informera forskningsdeltagarna och låta forskningsdeltagarna veta att "Forskningen omfattar behandling och lagring av personuppgifter, men den genomföras enligt Hankens dataskyddspolicy."
  • Anser inte att man behöver samtycke av person som man inte direkt citerar. Men i ditt skriftliga papper, kredit både den ursprungliga källan och den sekundärkällan. Detta innebär att du bör citera både den ursprungliga källan och den sekundärkällan i citationstecken i papperet och endast citera den sekundärkällan i din referenslista i slutet av papperet.
  • Om forskningsdeltagarna har frågor eller förfrågningar angående hantering av personuppgifterna, ska studeranden/forskaren (namn, e-postadress) i huvudsak kontaktas. Vid klagomål kan forskningsdeltagarna kontakta Hankens Dataskyddsombud dpo@hanken.fi.

Så här ska du agera när du samlar in personuppgifter:

  • Om personuppgifterna samlas in från forskningsdeltagare (till exempel, genom intervjuer, via frågeformulär eller  genom ljud/videoinspelningar av en föreställning eller social interaktion som utförs av deltagaren), måste du lämna dina forskningsdeltagare informationen om behandlingen av deras personuppgifter vid den tidpunkt då du samlar in/skaffar informationen. Du kan ge informationen, till exempel, i början av intervjun eller frågeformuläret.
  • Om personuppgifterna tas från en annan källa än forskningsdeltagaren (till exempel, från en annan dataansvarig, från offentligt tillgängliga källor eller från andra registrerade, eller om du kombinerar registerdata med din forskningsdata), bör forskningsdeltagare informeras om behandlingen av deras personuppgifter inom rimlig tid, dock senast en månad räknat från den punkt då personuppgifterna samlats in/skaffats av dig.

Se Hankens säkerhetsinstruktioner för bandade intervjuer med mobiltelefoner och diktafoner och bandning av telekonferenser till höger.

Olika datainsamlingsmetoder och datatyper listas till höger (att bli läggas till).

Kom ihåg att ange i Mallen för meddelande om samtycke:

  • hur kontaktinformationen erhölls.
  • hur insamlade data lagras och arkiveras.
  • skälen för att låta, eller inte låta, forskningsdeltagarna se, korrigera eller radera sina egna data.

Du kan spara forskningsdeltagarnas kontaktinformation (t.ex., e-postadresser), men det måste göras i en skild  fil, separat från forskningsdatan.

Mer information om vad du behöver informera forskningsdeltagare om vid behandlingen av deras personuppgifter, se Content of the information av Finlands samhällsvetenskapliga dataarkiv (FSD).

Observera att i speciella situationer, till exempel, om du samlar in data från barn under 15 år eller andra populationer som tillhör utsatta grupper, eller din datainsamling utsätter deltagarna för vissa typer av känsligheter eller risker, måste du begära en etikprövning från Hankens Forskningsetisk kommitté. Se Etikprövning. Kontakta Hankens Dataskyddsombud dpo@hanken.fi för mera detaljerad rådgivning.

Mer information, se  Informing Research Participants about the Processing of Their Personal Data  av Finlands samhällsvetenskapliga dataarkiv (FSD).

Säkerhetsinstruktioner för hantering av bandade intervjuer

Bandade intervjuer utgör i regel material av låg skyddsnivå.

Undantag utgörs av:

  • Intervjuer vars innehåll berör en persons känsliga persondata, vilket medför att intervjun klassas som hög skyddsnivå. Som sådan data räknas hälsotillstånd, sexuell läggning, religiös övertygelse, facklig aktivitet och annan därmed jämförbar information.
  • Intervjuer som berör affärshemligheter klassas också som hög skyddsnivå.
  • Fall där intervjuobjektet har krävt en speciellt hög nivå av konfidentialitet.

För mera information om skyddsnivåerna, se PDF-filen (Anvisning för hantering av data och dokument på olika skyddsnivåer) på sidan Informationshantering på Hanken.

Följande regler gäller vid bandning av intervjuer:

- Bandning med mobiltelefon

  • Bandning med mobiltelefon är tillåten förutsatt att telefonen är i personligt bruk och skyddad med PIN, lösenord eller biometrisk inloggning.
  • Filer av låg skyddsnivå överförs via Hankens OneDrive till den personliga datorn, eller annat ändamålsenligt lagringsmedium.
  • Filer av hög skyddsnivå överförs till den egna datorn via en USB-kabel. 

- Bandning med diktafon

  • Diktafoner saknar i regel säkerhetsfunktioner som PIN eller lösenord. En diktafon som innehåller intervjuer måste därför hanteras med försiktighet så att den inte hamnar i fel händer. Materialet ska överföras till annat lagringsmedium, t.ex. OneDrive eller den egna datorns skiva, så fort som möjligt efter intervjun. Filerna ska därefter avlägsnas från diktafonen. 

- Bandning av telekonferenser

  • Intervjuer av låg skyddsnivå kan bandas via en telekonferens i Microsoft Teams. Konferensen måste ordnas via ett Hanken-konto. De bandade filerna skapas direkt i molntjänsten och kan därefter överföras till andra lämpliga lagringsmedier.

Att använda paneldata

För undersökningar kan du också använda respondenter från deltagarnas pooler / paneler (t.ex. Amazon MTurk, Prolific Academic). Om du gör det gäller alla samma principer för databehandling och dataskydd som för andra svarskällor. I synnerhet, kom ihåg att informera respondenterna (på undersökningens följebrevet eller  första sida) om syftet med datainsamling och databehandling, om några direkta identifierare lagras (alls, i en separat fil eller i samma fil som forskningsdata), och hur och när alla data kommer att raderas. Observera att om det faktiska undersökningsinstrumentet som du använder inte är Hanken-tillhandahållen Webropol (men t.ex. Qualtrics), bör du kontrollera med dpo@hanken.fi att det finns ett databehandlingsavtal med leverantören av undersökningsinstrumentet.