Medan forskningsprojektet pågår ska du lagra och säkerhetskopiera dina data. Delning, publicering och arkivering av data efter projektet beskrivs i fliken Att dela och arkivera data.
Beakta följande i detta skede av processen:
Datalagringstjänster
Om du arbetar med känsliga personuppgifter eller konfidentiell data (t.ex. politisk känslig information eller affärshemligheter) notera följande:
Kommer dina data eller en del av data att förstöras? För mera information se Data disposal (Finlands samhällsvetenskapliga dataarkiv FSD).
Kandidat-, magister- och eMBA-studerande ska radera data senast 12 månader efter att din avhandling lämnas in, såvida du inte planerar att spara, lagra, återanvända eller dela dina data för andra forskningsändamål än denna avhandling/kursuppgift (t.ex. för en vetenskaplig publikation).
Datasäkerhet är ett sätt att genomföra dataskydd. Dess syfte är att skydda informationsmaterial och informationssystem. Dataskydd innebär bl.a. organisatoriska och tekniska åtgärder, med vilka man säkerställer informationens konfidentialitet, integritet, systemens användbarhet och att tillgodose den registrerades rättigheter.
Policy för att dela filer och samarbeta med andra på Hanken för att säkerställa datasäkerhet
I vår Anvisning för hantering av data och dokument på olika skyddsnivåer anges att du inte kan lagra dokument som har en skyddsnivå i andra molntjänster än i din egen OneDrive. Detta innebär att du ska använda OneDrive-lagringsutrymmet i ditt Hanken-levererade konto när du delar filer och samarbetar med andra. Du ska kräva att de andra deltagarna i ditt projekt samarbetar i din OneDrive i stället för att använda andra molnleverantörer.
Du ska vara försiktig när du delar filer. Syftet med denna policy är att hjälpa dig att undvika dataläckage och se till att filer delas med rätt personer.
Det rekommenderade sättet att dela filer är att använda funktionen Specific people. Detta kräver att du anger e-postadresserna för de auktoriserade användarna. De måste vara inloggade på OneDrive-portalen för att komma åt filerna. Kontrollera om mottagarna redan använder OneDrive, kanske med en annan e-postadress än de använder med dig. I så fall rekommenderas det att dela filerna till den adress de redan använder på OneDrive.
Funktionen Anyone with the link är det mest flexibla alternativet, men det är också riskabelt eftersom du saknar kontroll över vem som har tillgång till länken. Denna typ av delning är alltid tidsbegränsad av Hankens policy. Tillgång till länken löper ut senast ett år efter att den skapats, men rekommendationen är att du ställer in ett tidigare utgångsdatum om ditt projekt är kortare. Observera att länkarna som skapas när du delar filer på detta sätt är konfidentiella och ska delas med försiktighet. Informera också mottagarna om att de inte får vidarebefordra länkarna till andra utan ditt uttryckliga tillstånd.
För alla dessa delningsalternativ kan du välja huruvida materialet kan redigeras av andra parter. Överväg detta och aktivera möjligheten att redigera endast vid behov.
Det kan vara svårt att avgöra vad som ska delas eller inte delas. Gruppera liknande filer tillsammans och dela mappen snarare än enskilda filer. Då blir det lättare för dig att hantera delning och att undvika att dela av filer av misstag.
Du ska regelbundet kontrollera vad du delar. Det enklaste sättet är att logga in i OneDrive på webben (via office.com eller systray symbolmenyn för OneDrive på din Windows-dator). Välj Shared > Shared by you i menyn till vänster. Gå igenom listan och ta bort delar som inte längre behövs. Det är särskilt viktigt att göra detta när projekt slutar eller efter organisatoriska förändringar.
Det är viktigt att beakta datasäkerhetsfrågor, särskilt om dina data är känsliga. Tänk på följande frågor om åtkomstkontroll till dina data:
