Medan forskningsprojektet pågår bör du lagra och säkerhetskopiera dina data. Delning, publicering och arkivering av data efter projektet beskrivs i nästa avsnitt Att dela och arkivera data.
Följande bör beaktas:
Datalagringstjänster:
NOTERA att om du arbetar med sensitiva personuppgifter eller konfidentiell data (till exempel, politisk känslig information och affärshemligheter):
Kommer dta eller en del av uppgifterna att förstöras? Mer information, se Data disposal av Finlands samhällsvetenskapliga dataarkiv (FSD).
BSc/MSc/eMBA studerande borde radera data senast 12 månader efter att din avhandling lämnas in, såvida du inte planerar att spara, lagra, återanvända eller dela dina data för andra forskningsändamål än denna avhandling/kursuppgift (t.ex. för en vetenskaplig publikation).
Datasäkerhet är en metod för att genomföra dataskydd. Dess syfte är att skydda informationsmaterial och informationssystem. Dataskydd innebär bland annat organisatoriska och tekniska åtgärder, med vilka man säkerställer informationens konfidentialitet och integritet, systemens användbarhet och tillgodoseendet av den registrerades rättigheter.
Policy för att dela filer och samarbeta med andra på Hanken för att säkerställa datasäkerhet:
Vår ”Anvisning för hantering av data och dokument på olika skyddsnivåer” på sidan Informationshantering på Hanken anger att du inte kan lagra dokument med en skyddsnivå i andra molntjänster än din egen OneDrive. Detta innebär att du bör använda OneDrive-lagringsutrymme i ditt Hanken-levererade konto när du delar filer och samarbetar med andra. Du bör kräva att andra deltagare i ditt projekt samarbetar i din OneDrive istället för andra molnleverantörer.
Du ska vara försiktig när du möjliggör delning av filer. Syftet med denna policy är att hjälpa dig att undvika dataläckage och se till att filer delas med rätt personer.
Det rekommenderade sättet att dela filer är att använda "Specific people"-optionen. Detta kräver att du anger e-postadresserna för de auktoriserade användarna. De bör vara inloggade på OneDrive-portalen för att komma åt filerna. Kolla medmottagarna om de redan använder OneDrive, kanske med en annan e-postadress än de använder med dig. I så fall rekommenderas det att dela filerna till den adress de redan använder på OneDrive.
Alternativet "Anyone with the link" är det mest flexibla alternativet, men också riskabelt eftersom du saknar kontroll över vem som har tillgång. Denna typ av delning är alltid tidsbegränsad av Hanken-policyn. Länken går ut senast ett år efter skapandet, men det rekommenderas att du ställer in ett tidigare utgångsdatum om ditt projekt är kortare. Observera att länkarna som skapas när du delar filer på detta sätt är konfidentiella och bör delas med försiktighet. Det bör betonas att mottagare inte får vidarebefordra länkarna till andra utan ditt uttryckliga tillstånd.
Med alla delningsalternativ kan du välja om materialet ska kunna redigeras av andra parter. Överväg detta och aktivera alternativet endast om det behövs.
Observera att det kan vara svårt att säga vad som delas och vad som inte har det. Gruppera liknande filer tillsammans och dela mappen snarare än enskilda filer. Detta gör det mycket lättare för dig att hantera delning och undvika delning av filer av misstag.
Du bör regelbundet kontrollera vad du delar. Det enklaste sättet är att logga in på OneDrive på webben (via office.com eller OneDrive-systrasymbolmenyn på din Windows-dator). Välj "Shared" i vänster-menyn och "Shared by you". Gå igenom listan och ta bort delar som inte längre behövs. Det är särskilt viktigt att göra detta när projekt slutar eller efter organisatoriska förändringar.
Dessutom är det viktigt att beakta datasäkerhetsfrågor, särskilt om dina data är känsliga. Tänk på följande frågor om åtkomstkontroll:
