1. När en studerande samlar in och analyserar personuppgifter för sin avhandling, betraktas han/hon som personuppgiftsansvarig. Eftersom en avhandling görs under handledning är det handledarens uppgift att göra studenten medveten om de skyldigheter som är knutna till denna roll. Läs mer i fliken Om dataskydd.
2. Det lagliga syftet med att behandla personuppgifter i en avhandling är vanligen offentliga uppgifter (vetenskaplig forskning). Därför behöver kandidat-, magister- eller eMBA-studerande vanligen inte be om samtycke. I stället ska studerande göras medvetna om att forskningsdeltagarna/informanterna/respondenterna/försökspersonerna alltid ska informeras om arten av datainsamling och -behandling.
3. Alla Hanken-studerande ska fylla i e-blanketten Registrering av datahantering för studerande. När studerande fyller i blanketten får han/hon instruktioner om:
- Situationer då han/hon i stället ska använda den längre blanketten Registrering av datahantering för forskare (template_for_record_of_data_processing_activities_ka.xlsx). Studerande uppmanas då att kontakta sin handledare och handledaren ska hjälpa studerande med att fylla i blanketten.
- På vilket sätt studerande informerar forskningsdeltagarna/informanterna/respondenterna/försökspersonerna om arten av datainsamling och -behandling.
- På vilket sätt studerande lagrar data på ett säkert sätt, eftersom IT-system som tillhandahålls av Hanken ska användas (t.ex. OneDrive for Business, Office 365, Webropol, SPSS). Om en studerande planerar att lagra data någon annanstans, ombeds han/hon att lämna in dataskyddsavtalet för lagringsleverantören efter att saken har diskuterats med handledaren eller med Hankens Dataskyddsombud.
- Att radera data. En studerande behöver inte lagra uppgifterna längre än sex eller tolv månader efter avhandlingen. Data i Webropol raderas av datacentralen då studentens användar-id inaktiveras efter utexaminering.
4. Handledaren ska vara extra uppmärksam om en studerande planerar att hantera direkta identifierare, data som erhållits i förtroende eller känsliga personuppgifter i sitt avhandlingsprojekt.
- Studerande behöver känna till att direkta identifierare aldrig får lagras i samma fil som empiriska data. Om direkta identifierare av någon anledning måste behandlas tillsammans med de analyserade uppgifterna, ska studerande fylla i den längre blanketten Registrering av datahantering för forskare. Handledaren ska hjälpa studerande med detta.
- Uppgifter som erhållits i förtroende och känsliga personuppgifter ska alltid beskrivas med hjälp av blanketten Registrering av datahantering för forskare. Handledaren ska hjälpa studerande med detta.
5. Det finns sex typer av studier som kräver begäran om en etikprövning av Hankens forskningsetiska kommitté. Läs mera i Etikprövning. Handledaren och studerande ska fylla i blanketten tillsammans och vara medvetna om att behandlingen av ärendet kan ta ta minst två till tre veckor.
6. Då studerande fyller i blanketten Registrering av datahantering för studerande får både studerande och handledaren en e-post. Handledaren ska notera de val studenten har gjort och agera enligt följande:
- Om studerande har valt direkta identifierare, upgifter som erhållits i förtroende eller känsliga personuppgifter ska handledaren diskutera detta med studerande, se punkt 4 ovan.
- Om studerande har svarat Nej på frågan om att informera forskningsdeltagarna/informanterna/respondenterna/försökspersonerna ska detta diskuteras med honom/henne.
- Om studerande har svarat Nej på frågan om att använda endast lagringssystem som tillhandahålls av Hanken ska detta diskuteras med honom/henne, se punkt 3 ovan.
7. Den sammanfattande e-posten ska också användas som ett bevis på dataskyddsåtgärder som AoL-bedömningen av avhandlingen bygger på.
8. För kursuppgifter där studerande samlar in och hanterar data utan direkta identifierare (t.ex. namn, adress, e-postadress, användarnamn, foto), offentliga roller i juridiska entiteter, offentligt tillgängliga personuppgifter, kontaktuppgifter lagrade separat eller data raderade inom 6 månader efter kursen:
- Lärare eller examinator för uppgiften/kursen fyller i och skickar in en e-blankett för alla uppgifter för samtliga studerande eller grupp av studerande.
- Läraren eller examinatorn ska informera studerande om e-blanketten, vägleda dem att inte samla in eller lagra några direkta identifierare (inte alls eller inte i samma fil som forskningsdata), ge dem exempel på en text som de kan använda för att informera respondenterna om databehandling och instruera dem att radera data inom 6 månader efter kursen.
- En sådan text kan t.ex. lyda: Observera att den här studien inte samlar in eller lagrar några direkta identifierare om dig (t.ex. namn, adress, e-postadress, användarnamn, foto) eller annan data som gör det möjligt att identifiera dig. Din identitet kommer inte att synas i undersökningens analys, resultat eller i undersökningsrapporten. Hela datasetet kommer att raderas senast 6 månader efter att kursen är avslutad.
- Om studerande samlar in direkta identifierare som lagras i samma fil som övrigt forskningsdata, ska varje studerande eller grupp av studerande fylla i en separat e-blankett.
