1. När en studerande samlar in och analyserar personuppgifter för sin avhandling, betraktas han/hon som personuppgiftsansvarig. Eftersom en avhandling görs under handledning är det handledarens uppgift att göra studenten medveten om de skyldigheter som är knutna till denna roll. Läs Hantering av personuppgifter i forskning.
2. Det lagliga syftet med att behandla personuppgifter i en avhandling är vanligen offentliga uppgifter (vetenskaplig forskning). Därför behöver kandidat-, magister- eller eMBA-studerande vanligen inte be om samtycke. I stället ska studerande göras medvetna om att forskningsdeltagarna/informanterna/respondenterna/försökspersonerna alltid ska informeras om arten av datainsamling och -behandling.
3. Alla Hanken-studerande ska fylla i e-blanketten Registrering av datahantering för studerande. När studerande fyller i blanketten får han/hon instruktioner om:
- Situationer då han/hon i stället ska fylla i Hankens DMP-mall i DMPTuuli. Studerande uppmanas då att kontakta sin handledare och handledaren ska hjälpa studerande med den DMP.
- På vilket sätt studerande informerar forskningsdeltagarna/informanterna/respondenterna/försökspersonerna om arten av datainsamling och -behandling.
- På vilket sätt studerande lagrar data på ett säkert sätt, eftersom IT-system som tillhandahålls av Hanken ska användas (t.ex. OneDrive for Business, Office 365, Webropol, SPSS). Om en studerande planerar att lagra data någon annanstans, ombeds han/hon att lämna in dataskyddsavtalet för lagringsleverantören efter att saken har diskuterats med handledaren eller med Hankens Dataskyddsombud.
- Att radera data. En studerande behöver inte lagra uppgifterna längre än sex eller tolv månader efter avhandlingen. Data i Webropol raderas av datacentralen då studentens användar-id inaktiveras efter utexaminering.
4. Handledaren ska vara extra uppmärksam om en studerande planerar att hantera direkta identifierare, data som erhållits i förtroende eller känsliga personuppgifter i sitt avhandlingsprojekt.
- Studerande behöver känna till att direkta identifierare aldrig får lagras i samma fil som empiriska data. Om direkta identifierare av någon anledning måste lagras och behandlas tillsammans med de analyserade uppgifterna ska studerande fylla i Hankens DMP-mall i DMPTuuli. Handledaren ska hjälpa studerande med detta.
- Uppgifter som erhållits i förtroende och känsliga personuppgifter ska alltid beskrivas med hjälp av Hankens DMP-mall i DMPTuuli. Handledaren ska hjälpa studerande med detta.
5. Det finns sex typer av studier som kräver begäran om en etikprövning av Hankens forskningsetiska kommitté. Läs mera i Etikprövning. Handledaren och studerande ska fylla i blanketten tillsammans och vara medvetna om att behandlingen av ärendet kan ta ta minst två till tre veckor.
6. Då studerande fyller i blanketten Registrering av datahantering för studerande får både studerande och handledaren en e-post. Handledaren ska notera de val studenten har gjort och agera enligt följande:
- Om studerande har valt direkta identifierare, upgifter som erhållits i förtroende eller känsliga personuppgifter ska handledaren diskutera detta med studerande, se punkt 4 ovan.
- Om studerande har svarat Nej på frågan om att informera forskningsdeltagarna/informanterna/respondenterna/försökspersonerna ska detta diskuteras med honom/henne.
- Om studerande har svarat Nej på frågan om att använda endast lagringssystem som tillhandahålls av Hanken ska detta diskuteras med honom/henne, se punkt 3 ovan.
7. Den sammanfattande e-posten ska också användas som ett bevis på dataskyddsåtgärder som AoL-bedömningen av avhandlingen bygger på.
8. För kursuppgifter där studerande samlar in och hanterar data utan direkta identifierare (t.ex. namn, adress, e-postadress, användarnamn, foto), offentliga roller i juridiska entiteter, offentligt tillgängliga personuppgifter, kontaktuppgifter lagrade separat eller data raderade inom 6 månader efter kursen:
- Lärare eller examinator för uppgiften/kursen fyller i och skickar in en e-blankett för alla uppgifter för samtliga studerande eller grupp av studerande.
- Läraren eller examinatorn ska informera studerande om e-blanketten, vägleda dem att inte samla in eller lagra några direkta identifierare (inte alls eller inte i samma fil som forskningsdata), ge dem exempel på en text som de kan använda för att informera respondenterna om databehandling och instruera dem att radera data inom 6 månader efter kursen.
- En sådan text kan t.ex. lyda: "Observera att den här studien inte samlar in eller lagrar några direkta identifierare om dig (t.ex. namn, adress, e-postadress, användarnamn, foto) eller annan data som gör det möjligt att identifiera dig. Din identitet kommer inte att synas i undersökningens analys, resultat eller i undersökningsrapporten. Hela datasetet kommer att raderas senast 6 månader efter att kursen är avslutad."
- Om studerande samlar in direkta identifierare som lagras i samma fil som övrigt forskningsdata, ska varje studerande eller grupp av studerande fylla i en separat e-blankett.
