1. När studerande samlar in och analyserar personuppgifter för hans/hennes avhandling, betraktas han/hon som den personuppgiftsansvarige. Eftersom en avhandling görs under handledning är det handledarens uppgift att göra studenten medveten om de skyldigheter som är knutna till denna roll. Se mer Om dataskydd.
2. Det lagliga syftet med att behandla personuppgifter i en avhandling är normalt offentliga uppgifter (vetenskaplig forskning). Därför kandidat-/magister/eMBA-studerande behöver vanligtvis inte be om samtycke, utan bör göras medvetna om att forskningsdeltagarna/informanterna/respondenterna/försökspersonerna alltid ska informeras om arten av datainsamlingen och behandlingen.
3. Alla Hanken-studerande bör fylla i e-blanketten Registrering av datahantering för studerande. När studerande fyller i blanketten får han/hon instruktioner om:
- Tillfällen då han/hon bör fylla i den längre blanketten Registrering av datahantering för forskare istället. Om så är fallet, kommer studerande också att uppmanas att kontakta hans/hennes handledare som i så fall borde hjälpa studerande med den längre blanketten.
- Hur studerande informerar forskningsdeltagarna/informanterna/respondenterna/försökspersonerna om arten av datainsamlingen och behandlingen.
- Hur studerande lagrar data på ett säkert sätt, eftersom IT-system som tillhandahålls av Hanken (t.ex. OneDrive for Business, Office 365, Webropol, SPSS) bör användas. Om en studerande planerar att lagra data någon annanstans, ombeds han/hon att lämna in dataskyddsavtalet för lagringsleverantören efter att saken har diskuterats med handledaren eller med Hankens Dataskyddsombud.
- Radera data. En studerande behöver inte lagra uppgifterna längre än sex eller tolv månader efter avhandlingen. Data i Webropol kommer att raderas av datacentralen strax efter att studenternas användar-ID inaktiveras på grund av undersökning.
4. Handledaren bör vara extra uppmärksam om en studerande planerar att hantera direkta identifierare, data som erhållits genom tillit och förtroende och känsliga personuppgifter i hans/hennes avhandlingsprojekt.
- I fallet med direkta identifierare behöver studerande veta att dessa identifierare inte ska lagras i samma fil som andra empiriska data närsomhelst. Om de måste behandlas tillsammans med de analyserade uppgifterna av någon anledning, bör studerande fylla i den längre blanketten Registrering av datahantering för forskare och handledaren ska hjälpa dem med det.
- Uppgifter som erhållits genom tillit och förtroende och känsliga personuppgifter bör alltid beskrivas med hjälp av blanketten Registrering av datahantering för forskare, och handledaren bör hjälpa studerande med det.
5. Det finns sex typer av studier som kräver en begäran om en etikprövning av Hankens forskningsetiska kommitté. Läs mer i Etikprövning. Handledaren och studerande ska fylla i förfrågningsblanketten tillsammans och vara medvetna om att behandlingen på begäran kommer att ta minst två/tre veckor.
6. När studerande fyller i e-blanketten Registrering av datahantering för studerande får både studerande och handledaren en sammanfattande e-post. Handledaren bör uppmärksamma de val studenten har gjort och agera enligt följande:
- Om studerande har valt direkta identifierare, upgifter som erhållits genom tillit och förtroende och känsliga personuppgifter, bör detta diskuteras med honom/henne, baserat på punkt nummer 4 ovan i denna lista.
- Om studenten har svarat "Nej" på frågan om att informera forskningsdeltagarna/informanterna/respondenterna/försökspersonerna bör detta diskuteras med honom/henne.
- Om estudenten svarar "Nej" på frågan om att använda bara lagringssystem som tillhandahålls av Hanken bör detta diskuteras med honom/henne, baserat på punkt nummer 3 ovan i denna lista.
7. Den sammanfattande e-posten ska också användas som ett bevis på dataskyddsåtgärder som AoL-gradering av avhandlingen bygger på.
8. För kursuppgifter där studenter samlar in och hanterar data utan direkta identifierare (t.ex. namn, adress, e-postadress, användarnamn, foto), offentliga roller i juridiska entiteter, offentligt tillgängliga personuppgifter, kontaktinformation lagrad separat eller data raderade inom 6 månader efter kursen:
- Uppgiftens/kursens läraren/instruktören/examination fyller i och skickar in en e-blankett för alla uppgifter för alla studerande eller studentgrupper.
- Läraren/instruktören/examination ska informera studerande om e-blanketten, vägleda dem att inte samla in eller lagra några direkta identifierare (inte alls eller inte i samma fil som forskningsdata), ge dem ett exempel på text som de kan använda för att informera respondenterna om databehandling, och instruera dem att radera data inom 6 månader efter kursen.
- Ett exempel på text kan till exempel vara: ”Observera att den här studien inte samlar in eller lagrar några direkta identifierare om dig (t.ex. namn, adress, e-postadress, användarnamn, foto) eller annan data som gör det möjligt att identifiera dig. Din identitet kommer inte att synas i studieanalysen, resultaten eller rapporten på något sätt heller. Hela datasetet kommer att raderas senast 6 månader efter att kursen har avslutats.”
- Om några direkta identifierare samlas in av studerande och lagras i samma fil som resten av forskningsdata, bör varje studerande eller studentgrupper fylla i en egen e-blankett.
